Sanal asistanlık yaparak para kazanmak, asistan olarak para kazanmaktan farklı bir şey. Sanal asistanlık aslında bir nevi dijital operasyon şefi olmak. Bir kişinin veya işletmenin birçok işini ve bu işin getirdiklerini dijital olarak organize etmek anlamına geliyor.
Bir ofiste çalışmak yerine evden veya bulunduğu yerden sanal asistan olarak çalışmak istersen rehberimizi ayrıntılı okumalısın.
Yazımızda sana şunlardan bahsedeceği
Sanal asistanlık nedir ne değildir ile devam edelim. Hadi başlayalım…
Sanal Asistan dijital bir şekilde çalıştığı kişinin veya kurumun tüm organizasyon ve beklentilerini belirli zaman dilimlerini ayırarak organize eden takip eden yaptıran, raporlayan kişilerdir. Sanal Asistanlık, lazım olduğunda çağrılan bir asistan değil ne yapacağı ve programı her zaman belli olan bir kişidir. Bir sanal asistan çalıştığı kişinin veya kurumun yaptıkları iş anlaşması çerçevesindeki tüm işlerini yapmakla yükümlüdür.
Bir sanal asistan ne yapabilir?
Sanal asistanlık ne olduğundan çok ne olmadığı da önemli. Sanal asistanlık, normal asistanlık veya call center çalışanı olmak değildir. Sanal asistanlık sadece tek bir işten değil birçok kombine işin birlikte yapılmasıdır.
Sanal asistan olmak için öncelikle bu alanda tecrübeli olmalısın. Tecrübeli olman gereken alanlar ise iş olarak sunabileceğin her konuyu kapsar. Örnekleyerek devam edelim. Örneğin örnek bir sanal asistan profilinde şunlar yazıyor;
Şu işleri sizin için yapabilirim;
Bu kişi uzmanı olduğu veya deneyimli olduğu bu işlerin her birini yazmış. Bu işlerden herhangi birini veya birkaçını talep eden kişiler bu kişi ile iletişime geçerek belirledikleri alanlarda sanal asistanlık talep edebilir.
Sanal asistan olmak için bilmen gerekenlerden birazdan bahsedeceğiz ama şimdilik kendine kattığın her şey hakkında birilerine sanal asistanlık yapabileceğini bilmelisin. Yukarıda bahsettiklerimiz tamamen örnek. Başka bir sanal asistanlıkta bunlar olmayabilir. Tamamen sana bağlı.
Kişilere sunabileceğin hizmetlerin her birini tek tek belirlemelisin. Bu alanda bildiğin programlar, aldığın hizmetler ve yapabileceğin her şey dahildir. Sanal asistanlık bir nevi iş bitiriciliği, organizasyon yapma ve hatta yaşam koçluğu bile olabilmektedir. Becerilerin ve kişilere sunabileceğin hizmetler neler ise hepsini tek tek yazmalısın. Unutma bir sanal asistan bunları yapacak zamanı ve düzeni olmayan kişilere bu işleri yapabilmeleri için programlama veya iş yönetimi yapar.
Size somutlaştırmak ve kör nokta kalmaması amacıyla uzun bir liste hazırladık. Bu listeler bazı Fiverr freelancerlarının Sanal asistanlık yaparak sunduğu hizmetlerden oluşuyor;
Yani işinizi yapacağınız kişilerin ihtiyaçları sonsuz. Bu işleri onların yerine yapmanı isteyecekler.
Bir alanda uzman olmak çok önemlidir. Yukarıda tonla sanal asistanlık işinden bahsettik ama her şeyi yaparımın faydası olabileceği gibi zararı da olacaktır. Sürekli elli parçaya bölünmek bu işi eziyete dönüştürebilir.
Sınırları belirlemek bir sanal asistan için olmazsa olmazdır. Eğer kişilerle işlerini belirli sınırlar içerisinde yürütmez isen bu senin için eziyete dönüşebilir. Çünkü işverenler şansını denemekten çekinmezler. Kendini ve onu korumak için sınırları çizmek lazım. Müşterilere sana ulaşabilecekleri saatleri vererek onların da düzenli olmasını sağlamak gerekiyor. Çünkü her istediklerinde sana ulaşabilmeleri ciddiyeti zedeleyebilir. Haftada bir toplantı yapmak ilişki sürekliliği için önemli. Eğer tek seferlik bir iş değilde uzun vadeli bir iş yapısı için anlaştıysan belirli aralıklarla kişileri toplantıya davet etmek oldukça verimlidir.
Sanal asistanlık yapmak için portfolyo oluştururken , pazar araştırması yapmalısın. Seninle benzer işleri yapan kişilerin nasıl kendilerini pazarladıklarını araştırmalısın. Seni tamamen bir boşluğa bırakmayacak şekilde yazımızı ilerletiyoruz ama senin de yapman gereken şeylerden biri bu. Başka sanal asistanların çalışmalarını ve ilanlarını okumak için freelancer sitelerindeki ilanlara göz atabilirsin. Her biri sana yeni ufuklar açacaktır. Ekstra olarak kendi çalışmak istediğin alanda çok iş yapmış birine işlerini yaptırarak deneme yapabilirsin.
Tüm bunlardan sonra ise kendi portfolyonu oluşturursun. Çünkü bir müşteri olarak bu işi yaptırmak sana müşterilerinle empati kurmanı sağlar. Buradan sonra ise portfolyonu hazırlayabilirsin. Portfolyonun olmazsa olmaz 3 kuralı şunlardır;
Bu 3 konu tamam ise geri kalanını iş için talep aldığında konuşabilirsin. Portfolyon, cv çalışman ve profil görselleri için Canva’yı kullanabilirsin. Binlerce hazır taslak ile hızlıca profesyonel yapılar oluşturabilirsin.
Web sitesi oluşturmak bir sanal asistan için şart mı değil. Fakat olmasının büyük avantajları var. Çünkü iş alabileceğin freelancer platformlarındaki kendini ve yaptığın işleri anlatmanın bir sınırı vardır. Ve yukarıda bahsettiğimiz 3. madde için de oldukça önemlidir. Güven verir.
İş ağı yaratmak bu alanda oldukça önemlidir. İş ağının oluşmasının birçok yolu vardır. Bunlardan ilki freelancer platformlarında iyi yorumlar ve puanlama almaktır. Bu sayede yeni işverenler profilini gördüğünde dahil olurlar. Daha sonra seni benzer ihtiyaçları olan yakınları ile paylaşabilirler. Diğer yollardan biri LinkedIn’i veya benzeri platformları aktif kullanmaktır. Sanal asistana kimin ihtiyacı olur sorusunun cevabı senin nerede aktif olman gerektiğini anlatacaktır.
Müşteri bulmak için freelancer sitelerinde profil oluşturdun, gerekli sosyal medya profillerinde aktiflik sağladın peki daha fazla yapabileceğin bir şey var mı? Evet elbette. Burada biraz agresiflik gerekiyor. İş teklif edebileceğin kişileri bularak bu kişilerin maillerine veya bireysel iletişimlerine mailler atarak kendini ve işini tanıtabilirsin. Bu kadar agresif olmanın başarısı az olabilir. Fakat bir kez başladı mı gerisi gelecektir.
Müşterinin ve kendinin haklarını belirleyebileceği bir sözleşme olmalı. Karşılıklı güven yaratmalı. Teslim tarihleri, kontrol etme süreleri, revizyonlar vb şekilde çalışma modelini belirleyebilirsin. Sözleşmeler iki tarafı da korurlar. Buna uygun bir iş akdi yapmalısın.
Örneğin bir grafik tasarımcı sanal asistan olarak bu alanda çalışan kişilerle birlikte çalışmak istiyor. Müşteriler her zaman bu kişilerin aktif olmasını beklerler. Çünkü vereceğin hizmet aktif bir iş ise senin durgun olman ilk izlenim olarak kötü durur. İşinde ne kadar iyi olursan ol kendi reklamını yapamayan kişinin başkasının reklamını yapması zordur. Bir tasarımcı sosyal medya alanlarında aktif olması, web sitesi olması, dribbble, behance, linkedin gibi alanlarda profilleri olması bunları disiplinli ve düzenli içerik üretmesi büyük farklar yaratır.
Bunu tüm iş alanları için şu şekilde kurgulayabilirsin;
Bu soruların cevapları Sanal asistanlık hizmetini pazarlarken izleyeceğin adımları tayin edecektir.
Bir sanal asistanın yaptığı en önemli şey zaman kazandırmaktır. Zaman düzensizlik, programsızlık veya yeterli bilgi düzeyi olmaması sebepleriyle kaybedildiğinde tolere etmek için yardım gerekir. Bunların her biri olsa da gün 24 olduğu için yetişmeyebilir.
Sanal asistana ihtiyacı olan birinin iki amacı olur;
Bu kişilere bunu sağladığını göstermek için en önemli göstergen belirli bir plan cetvelin olmasıdır. Bir müşteriyi işlerin düzenli bir şekilde akması ve sonuçlanması kadar başka hiçbir şey tatmin edemez. Bunu vereceğini gösterdiğinde iş senin olacaktır.
Tüm bunları yaptığında başarılı bir sanal asistan olmamak için elinde bir sebebin olmayacak. Genelleme yapmak doğru olmasa da bunlar sanal asistanlardan bizzat topladığımız bilgilerden oluştuğu için güvenebilirsin.
Her sanal asistan farklı bir alanda iş yapar. En çok talep edilen sanal asistanlık türlerine sonraki başlıkta değinmeden önce bilmen gereken temel altyapıyı anlatmamız gerekiyor. Eğer bir sanal asistan olmak istiyorsan bu temellerin yoksa iş kapasiten ve verimliliğin oldukça düşer. Bilmemek ölüm müdür? Hayır. Ama bunları bilmemek ayıp karşılanabilir.
Google’ın neredeyse tüm ürünlerini bilmen lazım. Üstelik bunları öğrenmek için de google’ın ücretsiz yüzlerce videosu var. Bunların her biri oldukça sade anlatımlı. Örneklerle zenginleştirilmiş yüzlerce eğitim videosu var. Yok mu öğrenmek isteyen diye bağırılan ve her biri bir iş olarak pazarlanabilecek Google ürünleri şunlar;
Dİjital çalışma programları işlerini takip edebilmek ve ortak çalışma yapabilmeni kolaylaştıran programlardır. Her bir programın kullanılmasını bilmek bile ayrı bir satılabilir iş alanıdır. En çok kullanılan kolektif çalışma programları ise şunlar;
Bu uygulamaların daha fazlasını en iyi dijital araçlar makalemizden okuyarak öğrenebilir kalifiye alanını genişletebilirsin.
En çok talep edilen Sanal asistanlık türleri kendi alanını seçmekte sana yardımcı olacaktır. Bu alanların herhangi birinde dahi uzmanlaşman sana harika bir iş alanı yaratacaktır.
İhtiyacın olan şeylerin birçoğu yukarıda bahsettiğimiz “Nasıl Sanal Asistan Olunur?” başlığı altındaki ile paralel olsa da ekstra bir somutlaştırma gerekiyor. Bir sanal asistanın bireysel manada sahip olması gereken en önemli beceriler şunlardır;
Sanal asistanlık için iş bulma imkanlarını bireysel bağlantılar, bireysel başvuru ve freelance platformları aracılığı ile değerlendirebilirsin.
Sanal asistanlık işlerini bulmak için şu platformlara başvurabilirsin;
Bunlara ek olarak diğer tüm freelancer sitelerinden yararlanabilirsin.
Sizin için Fiverr’da bulunan ve çok satanlardan biri olan bir iş ilanını inceledik.
Açıklamasını ise şu ayrıntılar ile doldurmuş;
“Deneyimli bir Sanal Asistanım ve Veri Girişi, Web Araştırması, Veri Madenciliği, Manuel Veri Girişi gibi hizmetlerde sadece eldeki görevi yerine getirmekle değil, süreçleri anlamak ve bunların güncel teknik ve yöntemlerle nasıl daha verimli hale getirilebileceğini araştırmakla gurur duyuyorum.”
Bu web araştırması ve veri girişi işinde sunduğum hizmetler şunlardır:
Veri Girişi hizmetleri:
Web Araştırması
Yazma ve Dosya Biçimlendirme
İhtiyaçlarınızı görüşmek ve uygun bir paket hazırlamak için her zaman hazırım. Büyük projeler için temel bir paketle başlayabiliriz.
Size yardımcı olmak için sabırsızlanıyorum.”
Yukarıda bahsettiğimiz örnekteki kişi bugüne kadar 1488 yorum almış (aldığı iş sayısı genel olarak bu sayıdan fazla olmaktadır) ve sırada da 17 işi bekliyor. Paket fiyatları ise $10-$20-$50 olarak belirlenmiş. Profilinde ise tekrar eden müşteri sayısı da oldukça yüksek. Sanal asistanlık yada dijital asistanlık dediğimiz bu işlerin düzenli bir çalışma ile saatlik ücretli $5 ile $30 arasında değişmektedir. Belirli bir iş skalası oluştuktan sonra ise işler artık refleks olarak ilerlemektedir.
Sanal asistanlık için oldukça fazla bir eğitim bulma şansımız ne yazık ki olmadı. Çünkü bu alanda öğrenilen her iş bir işin bir parçası. Çalışmak istediğin alanı seçersen bu alandaki programları öğrenmen en mantıklısı olacaktır. Genel bir asistanlık psikolojisi ve deneyimi için Udemy’de bulduğumuz “Yönetici Asistanlığı Eğitimi” adlı kursu tavsiye ederiz.
Mutlaka öğrenmek gereken Google Suit uygulamaları için ise en iyi iki alternatif şunlar;
Bunlara ek olarak ilgi duyduğunuz alanlar hakkında yine Udemy üzerinden oldukça hesaplı ve daha sonra tekrar izlenebilir eğitimler alabilirsin. Bu eğitimler haricinde ise Google’ın kendi eğitimlerini ve Youtube’dan alanınla ilgili videoları bularak izleyebilirsin.
Sıkça Sorulan Sorular
Sanal asistan dijital bir operasyon yöneticisidir. Dijital kanallarla müşterilerinin taleplerine destek olur. Bir telefonculuktan ziyade iş dizaynı yapar. Elbette bu işin içine telefon etme, görüşmeler yapma, organizasyon üretme gibi talebe göre fiziksel işler de dahil olabilmektedir. Temel olarak çoklu iş paketlerini belirli saatlerini ayırarak ve planlama yaparak yöneten, uygulayan ve bazen uygulatan kişidir.
Türkiye’de bu sorunun cevabı genel olarak asgari ücrettir. Bu tip işler genel olarak değer görmediği için bu seviyede kalmaktadır. Fakat yaptığın işi yaptığın kalite ölçüsünde sonu yoktur. Eğer yabancı dil ve iş bitiricilik yeteneklerin yüksek ise aylık gelirin 20 bin liranın üzerine çok hızlı çıkabilmektedir. Bu işler genelde fiziksel takip ve dijital takibi planlamayı bir arada götürmektedir. Yurtdışı kaynaklı alınan işlerde ise saatlik ücretlendirme yapılır. Ortalama gelir ise aylık $1000 ile $4000 arasında değişmektedir.
Sanal asistan olmak için bilgisayar ve telefonu entegre olarak kullanabilmen gerekiyor. Çünkü bütün organizasyonlar bilgisayar ortamında planlanıyor olsa da telefon aracılığı ile de takip edilebilmektedir. Bu sebeple Google’ın bulut tabanlı araç yelpazesini kullanarak işini tüm akıllı telefon, tablet ve bilgisayarlardan istediğin zaman yönetebilirsin.
Bir sanal asistanın mutlaka bu iş için kullandığı ayrı bir telefon hattı olmasını tavsiye ederiz. Özellikle çalışma saatlerini belirli bir çizgi ile çizip bireysel iletişimden uzak kalınması daha iyidir. Buna ek olarak mutlaka bilgisayarı olması gerekir.
Evet elbette. ABD merkezli firmalardan işleri freelancer siteleri aracılığı ile alarak platform üzerinden ödeme alabilirsin.
Şirkete bağlı çalışmalarda sigortası da dahil olacak şekilde bunu şirket sağlar. Bu işi şahıs şirketi üzerinden faturalandırma ise gerekebilir. Her gelirin yasal zeminde gösterilmesi ve vergilendirilmesi gerekmektedir. Şahıs şirketi kurarak bu iş hızla çözebilir ve karlılık oranını artırabilirsin.
Özet
Sanal asistanlık veya dijital asistanlık adına ne derseniz deyin bu günümüzde önemli bir ihtiyaçtır. Çünkü karmaşıklaşan iş ilişkileri ve yeni teknolojik gelişmeler şirketlerdeki ağır değişim sebebiyle desteğe ihtiyaç duymaktadır. Belirli bir zaman önceye kadar Microsoft office programları bilmeyen işe giremezken şimdi bu Google Suite olarak değişti. Office bilmek hala çok önemli ama aynı temel fonksiyonları google araçları ile kaydetmeyi unuttum mu acaba endişesi olmadan kullanabiliyorsun.
